Séminaire au vert : sortir du cadre pour mieux réunir les équipes

Qu’est-ce qu’un séminaire au vert ?

Le principe est simple : organiser un séminaire professionnel dans un environnement éloigné du cadre habituel de travail et privilégiant la proximité avec la nature. Pour autant, « au vert » ne signifie pas nécessairement isolé au milieu de nulle part. L’objectif consiste plutôt à sélectionner un environnement qui permette aux participants de changer de rythme et de cadre. Un domaine à une heure de Toulouse peut parfaitement remplir cette fonction, tout comme un séjour de plusieurs jours dans les Pyrénées ou une destination plus éloignée.

Le format dépend avant tout de l’objectif de l’entreprise.

Un comité de direction pourra rechercher un lieu confidentiel permettant de travailler en petit groupe. Un séminaire annuel réunissant plusieurs centaines de salariés nécessitera des capacités d’hébergement, de restauration et de réunion beaucoup plus importantes. Une entreprise souhaitant renforcer la cohésion pourra, de son côté, accorder davantage de place aux activités collectives. Le séminaire au vert doit donc être construit autour du nombre de participants, des objectifs et de la culture de l’entreprise.

Pourquoi quitter les bureaux pour son séminaire ?

Changer de lieu permet d’abord de créer une rupture avec les habitudes professionnelles. Dans les locaux de l’entreprise, les participants restent facilement sollicités par leurs tâches habituelles. Un environnement extérieur permet de matérialiser davantage le caractère exceptionnel du rendez-vous. Le séminaire peut alors servir différents objectifs : présenter une stratégie, travailler sur un nouveau projet, réunir des équipes éloignées géographiquement, intégrer de nouveaux collaborateurs ou simplement recréer du lien. La présence d’espaces extérieurs ouvre également de nouvelles possibilités pour les temps informels et les activités. Mais un séminaire au vert ne doit pas devenir une succession artificielle d’animations. L’enjeu est de construire un programme cohérent dans lequel travail et convivialité se complètent.

Trouver le bon lieu : une étape déterminante

Le choix de la destination constitue naturellement l’une des premières missions. L’esthétique du lieu est importante, mais elle ne suffit pas. Une propriété séduisante peut devenir inadaptée si elle ne dispose pas d’une salle suffisamment grande, d’une connexion Internet correcte ou d’une capacité d’hébergement correspondant au groupe. Plusieurs critères doivent donc être étudiés :

• Accessibilité et temps de transport ; 
• Capacité des salles de réunion ; 
• Nombre et configuration des hébergements ; 
• Restauration sur place ou à proximité ; 
• Espaces extérieurs disponibles ; 
• Équipements audiovisuels et connexion ; 
• Possibilités d’activités ; 
• Solutions alternatives en cas de mauvais temps. 

Momento Event peut intégrer cette recherche à la conception globale du projet afin de mettre le lieu au service du programme, plutôt que d’adapter ensuite difficilement le programme à un site déjà réservé.

Transport, hébergement, restauration : penser le séjour dans son ensemble

Un séminaire au vert est également une opération logistique. Plus la destination s’éloigne des bureaux, plus la question du transport devient importante. Il faut déterminer les points de départ, les horaires, les éventuels transferts et la manière dont les participants se déplaceront une fois sur place. L’hébergement demande lui aussi une coordination précise : répartition des chambres, arrivées, départs, demandes particulières ou gestion de plusieurs établissements lorsque le groupe est important. À cela s’ajoute la restauration. Petit-déjeuner, déjeuner de travail, pause, cocktail ou dîner constituent autant de moments qui participent à l’expérience générale. L’intérêt d’une agence transversale comme Momento Event est précisément de pouvoir coordonner ces différents postes dans un même projet.

Team building : profiter des possibilités offertes par la nature

Un séminaire organisé en pleine nature permet également de sortir des activités de cohésion traditionnelles. Selon la destination et la saison, le programme peut intégrer :

• Randonnée ou découverte du territoire ; 
• Olympiades et challenges collectifs ; 
• Activités sportives ; 
• Ateliers gastronomiques ; 
• Expériences créatives ; 
• Jeux et challenges d’équipe ; 
• Activités autour du patrimoine local. 

L’activité n’est cependant pas une finalité en soi. Son choix doit être cohérent avec les participants et l’objectif recherché. Momento Event développe différents formats de team building, sportifs, créatifs ou collaboratifs, et peut les intégrer au déroulement général du séminaire. L’expérience événementielle de l’agence permet également d’imaginer des concepts spécifiques plutôt que de se limiter à un catalogue d’activités standardisées.

Scénographie et technique : le vert n’exclut pas l’événementiel

Choisir un environnement naturel ne signifie pas renoncer à une véritable production événementielle. Une plénière peut nécessiter une scène, des écrans, une sonorisation, de l’éclairage ou une captation vidéo. Une soirée de clôture peut demander une mise en lumière particulière, du mobilier, une programmation musicale ou une scénographie. C’est ici qu’intervient une autre dimension de la transversalité de Momento Event. L’agence peut associer au voyage et à la logistique ses métiers de production : direction artistique, scénographie, régie, technique et coordination des prestataires. Un même interlocuteur peut ainsi conserver la cohérence entre le contenu professionnel du séminaire, son environnement et les différents temps événementiels.

Concevoir un programme qui laisse aussi du temps

La réussite d’un séminaire au vert tient également à son rythme. Vouloir rentabiliser chaque minute en accumulant réunions, ateliers, activités et soirées peut produire l’effet inverse de celui recherché. Les moments informels sont souvent une composante importante de ces événements. Une pause en extérieur, un déjeuner prolongé ou un temps libre avant le dîner peuvent favoriser des discussions entre des collaborateurs qui se croisent peu habituellement. Le programme doit donc prévoir de véritables respirations. Cette souplesse permet également de mieux absorber les imprévus, notamment lorsqu’une partie des activités dépend des conditions météorologiques.

Toulouse, Occitanie, Pyrénées… mais pas uniquement

L’implantation de Momento Event à Toulouse offre un accès privilégié à une grande diversité de destinations. Les Pyrénées permettent d’imaginer des séminaires en montagne en hiver comme en été. Le Gers, le Tarn, le Lot, l’Aveyron ou les vignobles régionaux offrent d’autres environnements pour rechercher calme, nature et dépaysement sans nécessairement parcourir plusieurs centaines de kilomètres. La destination doit cependant rester au service du projet. Momento Event peut ainsi concevoir des séminaires ailleurs en France ou à l’étranger, en fonction du nombre de participants, de la durée disponible, du budget et de l’expérience souhaitée.